（滬檔[2023]66 號）

第一章 總則

第一條（目的依據） 為推進數字政府建設，促進城市數字化轉型🤵🏽‍♀️，規範本市電子公文歸檔與電子檔案管理🈸，根據《中華人民共和國檔案法》《上海市檔案條例》《機關檔案管理規定》及有關法規和規範性文件規定，結合本市工作實際🧙🏿‍♂️🏮，製定本實施細則。

第二條（適用範圍） 本實施細則適用於本市各機關、團體、企業事業單位和其他組織（以下簡稱各有關單位）在電子政務中開展的電子公文歸檔和電子檔案管理👔。涉及國家秘密的電子公文歸檔和電子檔案管理，按照國家和本市有關保密法律、法規的規定執行。

第三條（概念界定） 本實施細則所稱電子公文🤼‍♂️，是以數字形式存儲於磁盤🛀🏿🏌🏿、光盤等媒體，依賴計算機系統閱讀、處理並可在通信網絡上傳輸的公文。

本實施細則所稱電子檔案，是指具有憑證👩‍💻、查考和保存價值並歸檔保存的電子公文及相關信息。

本實施細則所稱電子公文系統是電子公文全生命周期過程或者部分環節所使用信息系統的統稱，包括相關軟硬件支撐環境和應用系統。電子公文系統支持電子公文起草🦹🏻、審核🕘、簽發、傳輸、承辦🥉、催辦、答復🐓🦃、辦結😥、歸檔等公文處理程序👡💆🏿‍♂️。

本實施細則所稱電子檔案管理系統是對電子檔案進行接收🗜🔭、管理🧑🏼‍⚕️、保存、利用和移交的計算機管理信息系統🌘。

第四條（管理原則） 電子檔案是各有關單位依法履行職能的重要憑證🛜，是國家檔案數字資源的重要來源，其管理遵循以下基本原則⌨️🧑‍🦽‍➡️：

（一）統一管理。將電子公文歸檔和電子檔案管理納入電子政務整體規劃，實行統一規劃、統一標準🚶🏻‍♀️‍➡️、統一流程、同步部署✂️、同步建設，推進電子公文系統與電子檔案管理系統有效銜接。電子檔案由檔案部門實行集中統一管理⚖️。

（二）全程管理。根據電子公文、電子檔案特點和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系🤹🏻👨‍🦱。對應歸檔電子公文的收集、整理、保存、利用🍭、移交、備份🫨、遷移等，實行全過程管理，管理過程必須權責清晰。電子公文形成、處理🐻‍❄️、歸檔和電子檔案管理過程中發生責權交接、數據格式轉變等重大變化時應全程留存其工作日誌或變化記錄🗽。

（三）安全規範。嚴格按照有關法律法規要求，執行規範工作程序🤴🏿，采取有效技術手段和管理措施，推進電子檔案規範管理🤹‍♂️。落實安全防護各項製度，全程采用符合國家信息技術安全要求的電子簽名🪟、電子印章🥴🔕、身份認證、時間戳、區塊鏈、日誌😳、備份等可靠技術保障措施，實現電子公文從形成辦理到歸檔利用全流程安全可控、科學規範⏬，確保電子檔案真實、完整📅、可用🕸🐲、安全👁。

（四）便於利用1️⃣。充分發揮數字政府相關平臺和電子檔案高效、便捷優勢🧑🏿‍🌾，促進電子檔案分層次、分類別、按需求✤、按權限共享利用和互信互認📷🏩，推動檔案數字資源跨區域👎🏿、跨部門⬅️9️⃣、跨層級共建共享⚡️。

第五條（管理職責） 市、區檔案主管部門依照管理職責，負責管轄範圍電子公文歸檔和電子檔案管理工作的監督和指導。

有關政務信息化建設主管部門，負責按照電子公文歸檔有關要求完善本市統籌建設的電子公文系統、電子印章系統，為電子公文歸檔和電子檔案管理提供技術支持👩🏻‍⚕️，做好與電子檔案管理系統、電子檔案移交接收系統的技術對接。

市、區國家綜合意昂4按照相關規定🧑‍⚕️，對本級各有關單位的電子檔案移交進館工作提供指導，落實電子檔案長期保存要求🧑🏻‍🚀，促進電子檔案規範接收👩‍🍼、長久保存和共享利用。有條件的區域可由國家綜合意昂4建設統一的電子公文歸檔與電子檔案管理平臺👮🏿‍♂️、數字意昂4系統，實現館室一體化管理。

第六條（主體責任） 各有關單位應當履行電子公文歸檔和電子檔案管理主體責任♜，加強組織領導，強化隊伍建設，提供經費保障🤰🏿，製定合理的組織管理和培訓考評製度。

將電子公文歸檔和電子檔案管理納入本單位電子政務或信息化發展規劃，建立文秘、檔案、信息技術、安全保密等部門協同工作機製😭，明確各部門職責分工，將電子公文歸檔和電子檔案管理責任納入相關崗位職責。

文秘部門負責電子公文收集、公文辦理完畢後的整理歸檔👴🏽；檔案部門負責製定電子文件歸檔和電子檔案管理製度，開展電子檔案接收、管理、利用和移交等工作，對歸檔工作開展業務指導，對本單位電子公文歸檔和電子檔案管理系統或相關功能模塊建設提出要求🔠；信息技術部門負責為電子公文歸檔和電子檔案管理提供技術支持和服務保障，根據檔案管理需求協助做好系統開發運維和文檔系統的技術對接🧏‍♂️。保密部門負責涉密電子公文歸檔和涉密電子檔案管理工作的監督指導。

根據電子公文的特點和管理要求，建立健全電子公文歸檔範圍🏂🏻✅、電子檔案保管期限表和分類方案等製度規範🧗🏼‍♀️，完善信息化基礎設施和條件保障，切實做好電子公文收集🤷🏼‍♂️💯、整理🌾🧙🏼、歸檔與電子檔案接收、管理和利用等工作👰🏼‍♂️，並按照有關規定向意昂4移交電子檔案𓀅。

第七條（系統建設） 各有關單位建設電子公文系統時，應當在系統業務流程中涵蓋電子公文歸檔要求👩🏻‍🦽‍➡️，設計電子公文歸檔功能⚂，同步建設電子檔案管理系統或功能模塊，實現文檔系統技術對接🟡，或者使用同級國家綜合意昂4統一開發的集中式電子公文歸檔和電子檔案管理平臺。

各有關單位應當配備滿足安全管理需要的信息化基礎設施▪️、軟硬件產品和服務，建設或使用具備必要安全措施的局域網、政務網等🤽🏽‍♀️，配備專用存儲資源🚴🏿‍♂️，保障電子檔案管理系統安全穩定運行和數據信息安全。非涉密系統，應當按照《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》（檔辦發〔2013〕5 號）、《檔案信息系統安全保護基本要求》（檔辦發〔2016〕1號）落實系統安全等級保護要求。

電子公文歸檔和電子檔案管理系統應當具備完整收集應歸檔電子公文、采集元數據等功能，能按規則自動命名、存儲元數據、電子公文及其組件🕺🏼，能按要求生成規範的信息包，能以自動或半自動的方式實施歸檔和管理操作🫵🏿，能夠確保電子檔案來源可靠、程序規範🟠、要素合規，並符合長期管理和有效利用的要求。各項功能應符合《電子檔案管理系統基本功能規定》（檔辦發〔2017〕3 號）👨🏽‍⚕️、《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T 39362）、《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194）⚅、《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894）等標準規範的規定。

第八條（法律效力） 符合本《細則》及國家、本市相關規定的電子公文可以僅以電子形式歸檔、管理和移交，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，法律👨🏼‍🔬、法規另有規定的除外。

各單位應當對符合檔案管理要求的電子檔案互信互認。

第二章 收集與采集

第九條（文件收集） 各有關單位應按照有關規定🛏，完整收集本單位履行職責過程中形成、辦理的文本♥️、圖像、圖形、音頻、視頻、網頁✅、電子郵件等不同形式的應歸檔電子公文👩‍👩‍👦。

未實現電子收文的單位，可暫用紙質收文的數字化掃描件代替🚶‍♀️‍➡️。部分未進入系統進行流轉的電子公文通過文件掃描並著錄元數據🙎🏻‍♀️、電子公文上傳掛接、脫機信息包導入等方式完成電子公文收集🚗。紙質收文的數字化掃描件應確保內容準確完整、清晰可讀🤵🏻‍♀️，符合《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)等標準規範的規定。

第十條（完整性要求） 各有關單位應確保電子公文組件齊全、內容完整👮🏼‍♂️。電子公文的組件𓀜😘，包括正本、定稿、文件處理單🕴🏼、發文稿紙等，記錄修改過程的彩色留痕稿（花臉稿）以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；關於同一事由的往來電子公文應齊全、完整；電子公文的組成要素👸🏼🎟，包括紅頭、文件標題、文號、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、電子印章、電子簽名👳🏼🧒🏽、簽批信息等版面、擬製和辦理等要素齊全、完整。

第十一條（版面格式要求） 電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》要求👩🏽‍🦰，正本的版面要求🚫、公文格式各要素編排規則，公文的特定格式📨、式樣應符合《黨政機關公文格式》（GB/T 9704）等標準規範的要求。

電子印章的使用和管理應當符合《上海市電子印章管理暫行辦法》(滬府辦規〔2018〕29號)、《黨政機關電子印章應用規範》（GB/T 33481）等規定。

第十二條（文件格式要求） 應歸檔電子公文格式應具備格式開放👩‍❤️‍👩、不綁定軟硬件、顯示一致性、支持格式轉換、易於利用等性能，版式文檔格式應符合《電子文件存儲與交換格式 版式文檔》（GB/T 33190）👨🏼‍🍼、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47）規定🎋🧑🏼‍🔬。電子公文正本⛺️、定稿、文件處理單、發文稿紙應以OFD🧨、PDF、PDF/A等版式文檔格式保存；記錄修改過程的彩色留痕稿（花臉稿）以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、DOC等同級國家綜合意昂4認可的格式保存。各類應歸檔電子公文及其元數據格式須符合《電子公文歸檔格式要求》（見附件1）🫵🏿，對於尚未明確長期保存格式的文件類型，宜選擇主流、開放、通用、標準的格式🪩。

第十三條（元數據采集） 各有關單位在電子公文形成、辦理過程中🧔‍♂️，應采集必要的元數據，電子公文與相關元數據應建立關聯關系，保持一一對應。電子公文必要的元數據包括責任者、背景、結構🤳、簽署、業務行為、時間和系統環境等信息，元數據基本集構成應符合《電子公文歸檔元數據基本集元素表》（見附件2）。實際工作中可根據具體情況參照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46）🏃🏻‍➡️、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54）👨🏽‍🎤、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63）等相關標準規範擴充元數據集合🐫。

第十四條（電子公文預歸檔） 各有關單位在建設電子公文系統時，應當充分考慮電子公文歸檔功能需求，同步開發建設符合《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T 39362）附錄A、附錄B要求的預歸檔功能模塊或歸檔接口♋️，保證系統能夠按照檔案管理要求形成電子公文🏃🏻‍➡️。

未與電子檔案管理系統對接的電子公文系統，應能按照《電子公文歸檔信息包存儲結構》（見附件3）要求🧑🏿‍🚀，批量導出電子公文歸檔信息包，並生成《歸檔文件目錄》（見附件4）。

第三章 歸檔與移交

第十五條（歸檔要求） 電子公文歸檔應滿足“誰形成誰歸檔、保留形成原貌、保持有機聯系🧑‍🧒、保證長期可用”的要求。

第十六條（歸檔範圍） 各有關單位應依據《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄等要求🔠，製定本單位電子公文的歸檔範圍和電子檔案保管期限表、分類方案👺，用於擬歸檔電子公文的歸類和聚合，並結合實際🙋🏼‍♀️，予以動態調整和補充完善。

應歸檔電子公文的內容、組件及其組成要素應完整規範。

第十七條（歸檔時間） 各有關單位電子公文的歸檔時間分為即時歸檔和定期歸檔。對電子公文系統中具有保存價值的電子公文一般應在辦理完畢後即時歸檔，實施定期歸檔的應在電子公文形成後的第二年6月底前完成🧛🏻‍♀️。

第十八條（歸檔方式） 電子公文應通過符合安全管理要求的計算機網絡進行在線歸檔，暫不具備在線歸檔功能的也可以存儲在符合長期保存要求的存儲介質上進行離線歸檔。

離線歸檔的電子公文存儲載體應使用專門的檔案裝具存放，製作《電子公文離線存儲載體標簽及標註內容》（見附件5）以標識離線存儲載體🐊。光盤表面不允許粘貼標簽，防止擾亂光盤聚焦平衡和破壞數據層，可以使用專門的標簽筆於光盤表面標簽處書寫標簽信息👃🏼🤷🏽，或使用光盤標簽專用打印機等符合光盤保護要求的設備標識相關信息🧔🏼‍♂️。光盤單片裝盒存放時，可在盒內貼上標簽👑。

第十九條（歸檔流程） 電子公文的歸檔流程應符合《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T39362）規定，經過收集🫰🧘🏿‍♂️、整理🏇🏽、檢測🤽🏽、登記等必備步驟（見附件6），組成檔案保管單位🧑‍🍳，並對電子檔案進行規範命名🌪、有序存儲，保持文件各組成部分之間的關聯和文件之間的有機聯系🚭👇🏿。

第二十條（格式轉換） 電子公文歸檔時不應包含非開放的壓縮、加密、簽名🧑🏻‍🎤、印章🫲🏻、時間戳等技術措施⭐️。

對於不符合歸檔格式要求的電子公文應進行格式轉換，以滿足電子檔案長期保存和利用的需求。

第二十一條（歸檔整理） 各有關單位應將需要歸檔的電子公文及其元數據等信息按照《電子公文整理流程》（見附件7）及時整理📌🙌，按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）規定進行分類和排序👦🏼👏，以件為單位進行組織並編製檔號，以檔號為基礎命名👨‍🦯‍➡️，並按照檔號構成項逐級建立文件夾進行存儲❄️，按照規範的數據結構組成歸檔信息包，按批次或年度進行歸檔登記,生成《電子公文歸檔登記表》（見附件8），並編製目錄。

第二十二條（歸檔檢測） 電子公文歸檔時🌞，歸檔部門應當進行真實、完整、可用👨🏻‍🦳、安全等方面的檢測🍁，檢測具體要求應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70）執行🏙，檢測結果記錄於《電子公文歸檔登記表》。

第二十三條（檔案接收） 檔案部門接收歸檔電子公文時🐦‍🔥，應清點、鑒定電子公文的內容數量及元數據情況，核實來源、成文日期🙋‍♂️、保管期限、數量、大小等信息，進行真實、完整🏋🏻、可用、安全等方面的復核，檢測結果記錄於《電子公文歸檔登記表》，並保存與工作流程相關的責任人、操作時間等元數據。

檔案部門檢測合格後予以接收，對於不符合歸檔要求的信息包應予以退回並反饋出錯原因，待其整改後重新歸檔🍵。

第二十四條（進館移交） 各有關單位一般應將保管期限為30年以上的電子檔案定期向同級國家綜合意昂4移交👌，移交具體要求按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》（滬檔規〔2019〕1號）🪰、《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T 93）執行。

第四章 管理與利用

第二十五條（規章製度） 各有關單位應根據國家和本市有關法律法規，科學製定完善電子檔案存儲🧛🏻🔮、檢測🅱️、備份、恢復、轉換🗽、遷移🤍、移交、利用、銷毀等規章製度，按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》完善相關應急預案，明確安全責任🧑🏼‍🦱，強化應急處置能力🟣。

第二十六條（安全運維） 各有關單位應當落實電子檔案的各項日常安全管理🦮，建立電子檔案管理系統的日常維護和應急響應機製，實施嚴格的身份認證和權限控製手段，落實全系統審計跟蹤，能對所有操作行為、操作人員🙏🏻、操作時間和結果等日誌信息進行記錄和跟蹤審計，及時維護電子檔案的讀取、存儲🧑🏽‍🎓、檢測🤞🏻、備份設施設備，確保系統安全可靠運行🈲。電子檔案的審計跟蹤日誌和重要操作日誌保存時間不應低於電子檔案的保管期限。

第二十七條（信息存儲） 各有關單位應根據電子檔案的重要程度以及利用需要👽，選擇符合規範的在線存儲和離線存儲方式，為電子檔案安全存儲配置專用存儲設備或相應存儲空間💅🏿，存儲電子檔案的內容信息（全文數據）、目錄信息👨🏿‍⚖️、元數據和各類管理日誌，電子檔案在線存儲設備（空間）必須運行在具有必要安全措施的局域網或電子政務網。

對DVD光盤的保存與維護應按照《檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R 技術要求和應用規範》（DA/T 38）的要求執行；對藍光光盤的保存與維護應按照《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規範》（DA/T 74）的要求執行；對硬磁盤的保存與維護應按照《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規範》（DA/T 75）的要求執行；對LTO磁帶的保存與維護應按照《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規範》（DA/T 83）的要求執行；對縮微膠片的保存與維護應按照《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規範》（DA/T 44）的要求執行，縮微膠片若有劃傷或指印👨‍🦯‍➡️、水漬👷🏻‍♂️、油漬等汙染🧜🏼‍♂️，應開展載體轉換。電子檔案存儲載體轉換結果填入《電子檔案離線存儲介質管理登記表》（見附件9）。

第二十八條（政務雲平臺安全） 依托電子政務雲平臺部署的電子檔案管理系統🧔🏿‍♀️、存儲的檔案數據不得涉及國家秘密、工作秘密，數字檔案資源總庫的管理與備份不得使用政務雲平臺🧜🏿‍♂️👩🏽‍🎨，使用政務雲平臺過程中應確保檔案數據管理責任不變、檔案數據歸屬流向不變，檔案信息安全管理的具體要求按照《國家檔案局辦公室關於檔案部門使用政務雲平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》（檔辦函〔2020〕55 號）執行。

第二十九條（數據備份） 各有關單位應按照《上海市電子檔案備份辦法》（滬檔規〔2022〕2 號）有關要求製訂電子檔案的備份和恢復策略，開展在線備份和離線備份工作，做好重要電子檔案的完全備份，並開展異質、異地備份🕤，保存至少三套完整數據。

備份對象包括電子檔案及其元數據、目錄數據💯、電子檔案管理系統運行中形成的管理與利用數據庫、專題數據庫等。電子檔案的審計跟蹤日誌和重要操作日誌應納入備份恢復範圍🔒。

離線備份的載體為DVD光盤、藍光光盤🍠、磁帶👱🏿、硬磁盤👪、膠片等。

第三十條（數據檢測） 檔案部門應會同信息技術部門😶‍🌫️，在確保載體安全可用的前提下，定期對電子檔案保管情況、讀取狀況🧖🏿、載體穩定性等進行檢測，監控相關載體的關鍵性能參數，發現問題應及時采取措施，實施轉換遷移操作🍓。

（一）載體穩定性檢查的時間間隔不得長於5年🎲。

（二）對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年至少進行一次抽樣機讀檢驗。

（三）對DVD光盤、藍光光盤🫐、硬磁盤、LTO磁帶、縮微膠片的具體檢測方法應符合《檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R 技術要求和應用規範》（DA/T 38）、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規範》（DA/T 74）、《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規範》（DA/T 75）、《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規範》（DA/T 83）、《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規範》（DA/T 44）的要求。

（四）電子檔案的抽檢比例不低於5%，發現問題應擴大檢測範圍，將同批次存儲的電子檔案全部進行檢測，並及時采取轉換遷移措施。電子檔案的抽檢結果和處置情況填入《電子檔案離線存儲介質管理登記表》🧑🏿‍✈️、《電子檔案遷移登記表》（見附件10）🪤。

第三十一條（轉換遷移） 在電子檔案的存儲設備更新、系統擴容👰🏻‍♀️、軟件升級、存儲介質發生變化或保存格式不能滿足長期保存需要時，應充分評估室藏電子檔案與新系統、新設備😁、新格式的兼容性，製定必要的轉換遷移策略，按照需求對存儲設備🤵‍♀️、安全設備及電子檔案管理系統進行調整、擴容、升級🤾🏻‍♀️，及時做好相關登記並自動采集新增元數據🧛。在確認電子檔案轉換遷移成功後，可根據相關規定對原存儲備份載體實施銷毀。

第三十二條（鑒定銷毀） 各有關單位應當定期對保管期滿的電子檔案進行鑒定，按照規定流程進行處置，並保存相關元數據🌥。對經鑒定後需要續存的電子檔案，應當履行審批手續後變更其保管期限；需要銷毀的電子檔案👨🏻‍💼，應當遵守國家有關規定🍋‍🟩，履行相關審批手續🐧🕵🏼，填寫《電子檔案銷毀登記表》（見附件11），由授權人員進行銷毀。禁止擅自銷毀電子檔案🥘。

對確認銷毀的電子檔案，應當從在線存儲系統📘、容災備份等系統中徹底刪除👨🏻‍🍼，對其離線存儲介質實施破壞性銷毀🙆‍♂️，並應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查，可以電子形式保存銷毀清單及記錄。

第三十三條（利用服務） 各有關單位應當建立電子檔案利用製度，嚴格按照電子檔案使用權限和規定程序進行利用。采取有效管理措施和技術手段，確保電子檔案不被非法訪問😖、篡改和越權利用。提供電子檔案多途徑、多角度便利、高效📉👩🏽、安全利用👩‍🦼。充分利用新一代信息技術，積極拓寬電子檔案應用場景，推動電子檔案在民生服務🙍‍♀️、政務服務、社會治理等領域的廣泛應用，不斷提升電子檔案開發利用水平🤦🏽‍♂️。

第三十四條（利用方式） 各有關單位可以根據不同服務對象和不同利用範圍，建立相應的基於局域網、政務網或者互聯網的電子檔案利用服務平臺，以瀏覽👧🏽、檢索、復製、下載🧛🏻‍♀️、打印💆🏿、借閱、接口調用等方式利用電子檔案🌺。利用過程中，應嚴格遵守檔案利用和安全保密的相關規定，填寫《電子檔案利用登記表》（見附件12），做好利用申請🤹🏻‍♂️、審批和授權登記，記錄利用評價，不斷提升電子檔案利用效果和利用者滿意度。

第五章 附則

第三十五條（解釋權） 本實施細則由上海市檔案局負責解釋。

第三十六條（施行日期） 本實施細則自發布之日起施行，本市其他門類電子文件的歸檔和電子檔案的管理，可以參照本實施細則執行。

附件📻：

1.電子公文歸檔格式要求

2.電子公文歸檔元數據基本集元素表

3.電子公文歸檔信息包存儲結構

4.歸檔文件目錄

5.電子公文離線存儲載體標簽及標註內容

6.電子公文歸檔流程

7.電子公文整理流程

8.電子公文歸檔登記表

9.電子檔案離線存儲介質管理登記表

10.電子檔案遷移登記表

11.電子檔案銷毀登記表

12.電子檔案利用登記表

附件1

電子公文歸檔格式要求

根據《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T 39362）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894）等相關標準規範規定，電子公文歸檔格式及要求見下表：

註1：電子公文的元數據信息應以XML文件格式保存，存在多個OFD（PDF）文件時🐻🦹🏿‍♂️，元數據文件獨立存在並按照一定順序置於電子公文文件夾中🫴🏼；存在單個OFD（PDF)文件時🦅🌔，可將元數據嵌入到OFD(PDF)文件中。

註2😨：記錄修改過程的彩色留痕稿（花臉稿）可以WPS↪️🟤、DOC等格式保存🕗👊🏼。

註3：若電子表格、計算機輔助設計類圖形文件👩‍✈️、網頁文件、社交媒體類文件的主要用途僅是查考👩‍👦👩‍🚒、存證🐢，應轉換為歸檔格式或版式文件（OFD、PDF），若用於計算或設計等其他用途，可同時保留源格式🕐。

註4：網頁文件、社交媒體類文件按照《政府網站網頁歸檔指南》（DA/T 80）規定的版式文件格式保存頁面，頁面的附件如果不能保存為版式文件，應按照記錄形式參照文本、圖像👩🏻‍🦱、圖形🤸、音頻🥲、視頻👈🏻🧰、數據庫等各類格式保存☪️。

註5🤹🏽‍♂️📸：電子郵件按照《公務電子郵件歸檔管理規則》（DA/T 32）規定的格式保存。

註6：其他類型的附件或附屬文件根據《電子文件存儲與交換格式 版式文檔》（GB/T 33190）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894）的原則和相關行業標準選擇主流、成熟、開放的格式保存🏄🏼‍♀️。其他專用軟件生成的電子文件原則上應轉換成通用格式歸檔，無法轉換的應將能讀取該特殊格式文件的軟件系統🫴、硬件設備及其操作說明一並歸檔。

附件2

電子公文歸檔元數據基本集元素表

根據《數字檔案室建設評價辦法》（檔辦發〔2016〕3號）、《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T 39362）、《黨政機關電子公文元數據規範》（GB/T 33480）、《檔案著錄規則》（DA/T 18）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）👨‍🦯🧗🏻、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46）等相關標準規範規定，電子公文歸檔元數據基本集中的元素及其結構描述見下表：

註1：元數據元素中帶“*”的為必錄項🍄‍🟫。

註2🪽：M1～M32是根據《黨政機關電子公文歸檔規範》（GB/T 39362）要求列出的元數據元素；M33～M58是根據《數字檔案室建設評價辦法》（檔辦發〔2016〕3號）、《黨政機關電子公文元數據規範》（GB/T 33480）😩、《檔案著錄規則》（DA/T 18）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46）等相關標準規範擴展的元數據元素𓀜💁🏿。

註3：實際工作中可根據本單位具體情況參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T18894）🍼、《檔案著錄規則》（DA/T 18）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46）👨🏽‍🦱、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63）等相關標準規範對元數據元素進行擴展補充。

註4🎚：備註中所列為元數據元素在相關標準規範中的同義名稱或相關說明和示例。

附件3

電子公文歸檔信息包存儲結構

歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多個歸檔電子公文，電子公文應以《歸檔文件整理規則》規定的分類方式為依據進行組織。以采用年度一保管期限一凯捷（問題）分類方式為例，歸檔信息包結構如下圖所示：

註1：電子公文歸檔信息包應按分類方案（年度、保管期限、凯捷等）逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾（以檔號命名）集中存儲應歸檔的電子公文內容和元數據，由系統按照相應規則自動排序。

註2：文件名命名字符長度不得超過系統規定要求。

註3🤹🏻‍♀️：說明文件以XML文件形式記錄信息包的元數據信息，包括《電子公文歸檔登記表》（首頁）內容和歸檔批次信息🤷🏽‍♀️、信息包標識，信息包類型，創建者📧，創建時間，創建環境，存儲位置👨🏼‍🏫，信息包說明等。

註4：歸檔文件目錄與歸檔電子公文應一一對應🔷，存儲內容詳見《歸檔文件目錄》。

註5：內容數據的主體部分⏱，包括文件處理單和公文主體（包含正本➰、定稿及修改稿等）及其元數據🍀，可轉換成多個OFD(或PDF)文件或合並成一個OFD(或PDF)文件。

註6🔉：其他文件夾存放內容包括：所采用的元數據方案、數據封裝規範、分類編號規則😇、計算機文件名命名規則、XML模式及《電子公文歸檔登記表》的電子簽名件或掃描件等等🤵🏿‍♀️，文件格式應符合歸檔要求。

附件4

歸檔文件目錄

附件5

電子公文離線存儲載體標簽

盤盒封面標簽

註:本標簽參照《檔案數字化光盤標識規範》（DA/T 52）結合實際情況製定。

盤盒封底標簽

光盤標簽面

電子公文離線存儲載體標註內容

載體盒及光盤表面標註：載體編號、套號、全宗名稱🙍🏽🥱、內容描述、數據量、密級和保密期限🫸🏽、保管期限、存入日期、運行環境等內容🕘：

1.載體編號：是全宗內同一門類、年度（或起止年度）電子公文存儲載體排列的順序號。由全宗號、檔案門類代碼、年度（或起止年度）、載體類型代號和順序號幾部分組成；年度是該載體內電子公文的歸檔年度或起止年度，如2011年至2016年即標定為2011/2016🏥；載體類型代號分幾類：DVD光盤用DVD表示💨；藍光光盤用BD表示🕺；磁盤用HD表示🧎‍♀️；磁帶用DT表示👹。例：X043-WS·2011-DVD0001；X043-WS·2011/2016-DVD0001。

2.套號♤：存儲電子公文載體的套號🦟，用大寫英文字母A🐦‍⬛、B🛀🏼、C表示。A表示本地封存保管；B表示查閱利用🎇；C表示異地保存。

3.全宗名稱：應與意昂4🧘🏽‍♀️、室檔案的全宗號一致。

4.內容描述：填寫對存儲信息內容的簡要說明，標明存儲的歸檔電子公文所對應的檔號（起止號）、起止時間等🐕；

5.保管期限👝👨‍👧：按存儲在載體內歸檔電子公文的最高保管期限標註🪇；

6、密級和保密期限🙇🏽‍♀️：填寫存儲在載體內電子公文的最高密級和最長保密期限⚠️🪓；

7．存入日期是將電子公文存儲至載體的日期🫎，格式為年月日🤽🏻‍♂️，如2016年2月8日即寫為20160208⚅；

8．文件格式填寫載體內電子公文的存儲格式👩‍🦯‍➡️，如👨🏼‍💼：OFD👜、PDF⏳、WPS、DOC、XLS、AVI、JPEG💓、MP3等👂🏻；

9．數據量：載體內電子公文的存儲個數和以字節（B）為單位的存儲容量等🎐；

10．運行環境即識別或操作電子公文的軟、硬件系統🎡。

11．備註👩🏽‍🚒🧘🏿‍♂️：填寫特殊情況的說明。

附件6

電子公文歸檔流程

附件7

電子公文整理流程

電子公文的整理是將零散的電子公文有序化的過程。電子公文整理的流程包括組件、補充材料👣、掛接、組合🐳、並件、歸類、排序、編號、編目👵🏼📦、封裝、固化等。電子公文經過整理應及時向檔案部門移交歸檔。

1.組件⛹🏿‍♀️。將電子公文各構成要素以件為單位進行組合。組件中應註意檢查每件歸檔電子公文的構成要素和元數據是否齊全、完整、規範，不符合要求的需要進行相應的補充（補錄）和調整♝，保證每件電子公文符合規範要求。

2.補充材料。判定是否需要補充線下生成的紙質等其他形式的文件材料。

3.掛接🧑🏼‍✈️。對未在當前電子公文系統中形成的紙質等文件材料進行掃描🦵🏽、上傳，將上傳文件材料並入當前件中🪩，便於管理和檢索利用。

4.組合。根據檔案部門的歸檔電子公文整理要求，判定是否將相關電子公文組合在一起。如會議文件、正本與附件等👩🏼‍⚖️。

5.歸類🤺。根據本單位檔案部門製定的分類方案、歸檔範圍和保管期限表，劃定需要歸檔的電子公文及其保管期限並進行歸類🏗。

6.排序🧑‍🧑‍🧒。根據電子公文分類方案🤽🏿‍♀️，將類內電子公文按一定規律進行有序排列。

7.編號。編製歸檔號，一般由“年度-保管期限-凯捷（類別）代號-件順序號”組成，也可以根據單位檔案部門的要求直接生成室編檔號“全宗號-檔案門類代碼﹒年度-保管期限-凯捷（類別）代號-件順序號”☝🏻。

8.編目🤚🏽🙇‍♀️。按照檔案部門的要求以文件級為單位編製文件目錄🕯，作為管理和檢索工具，一般可以在原有目錄後續編。在電子環境中ℹ️，歸檔系統應可以提供自動編號和從元數據中提取相應內容自動編目等功能，整理者進行人工校核即可📳。

9.封裝。按照歸檔信息包組織結構對完成整理的電子公文組件及其元數據以歸檔文件夾為單位進行數據封裝，形成規範的歸檔信息包。

10.固化。使用數字簽名8️⃣、時間戳等技術手段👨🏻‍✈️，對歸檔信息包進行固化👬👮🏻‍♂️。

附件8

電子公文歸檔登記表

註:本表參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894）結合實際情況製定💣。

附件9

註:本表參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894）結合實際情況製定👱。

附件10